Kun sähköpostilasku ei enää riitä – Laki sähköisestä laskutuksesta
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) astuu voimaan tämän vuoden huhtikuussa julkisen hallinnon lisäksi myös elinkeinoharjoittajille. Sähköisessä taloushallinnossa oleville yrityksille tämä on helpotus, sillä nyt etenkin suuret yritykset voivat viimein vaatia kaikki saapuvat laskut sähköisenä suoraan järjestelmäänsä, jolloin niiltä säästyy sentistä enemmän sekä aikaa että rahaa.
Pienemmille yrityksille, jotka eivät vielä ole hypänneet sähköiseen kelkkaan, laki voi kuitenkin aiheuttaa päänvaivaa. Alla kerromme, mitä pienempikin yritys voi käytännössä tehdä, kun asiakas alkaa pyytämisen sijaan vaatia laskuja sähköisessä muodossa.
Mikä laki ja miten se vaikuttaa?
Käytännössä laki antaa yrityksille luvan vaatia kaikki yritykselle lähetettävät laskut sähköisessä muodossa. Huomaa, että sähköpostilasku ei ole sähköinen lasku, sillä se lähetetään PDF-muodossa, jolloin vastaanottavan yrityksen järjestelmä ei pysty lukemaan tietoja suoraan ohjelmaan sisään. Osa suurista kotimaisista yrityksistä on jo ilmoittanut asiakkailleen, että 1.4.2020 alkaen he eivät enää hyväksy paperi- tai sähköpostilaskuja.
Taustalla helppous ja ekologisuus
Toisin kuin moni tässä vaiheessa ajattelee, lakia ei suinkaan ole säädetty yrittäjien kiusaksi, vaan sen tarkoitus on helpottaa yritysten välistä kaupankäyntiä niin maan sisällä kuin eri maiden välillä. Lisäksi vaakakupissa painaa ekologisuus, sillä sähköisellä laskujen välityksellä voidaan vähentää yrityksen taloushallintoon kuluvaa paperin määrää helposti jopa 80%.
Pienet yritykset saavat edelleen turvautua Exceliin ja sähköpostiin
Inhimillisyyden nimissä lakiin on jätetty armolausahdus alle 10 000 liikevaihdon yrityksille sekä kuluttajakauppaa harjoittaville yrityksille. Tosin vaikka näitä yrityksiä ei velvoita laki, niin suuret yritykset luultavasti tulevaisuudessa enenevissä määrin tulevat kieltäytymään ostamasta palveluita yrityksiltä, jotka eivät lähetä laskua sähköisessä muodossa.
Mikäli yritykselläsi on vielä toimintavuosia jäljellä – suosittelemme harkitsemaan asteittaista siirtymistä sähköiseen taloushallintoon
Taloushallintoliiton kokoama kuva julkishallinnon tulevaisuuden suunnitelmista viittaa siihen suuntaan, että jatkossa tulemme saamaan enenevissä määrin erilaisia ”kannustimia” sähköisen taloushallinnon puolesta.
Moni kokee kuitenkin sähköiseen taloushallintoon siirtymisen epämukavaksi, sillä se pakottaa rikkomaan totuttuja rutiineja ja vaivaamaan harmaita aivosoluja tavallista enemmän. Ilmiö tiivistyy hyvin alla olevaan klassiseen kuvaan:
Hyvin toteutettunakin taloushallinnon sähköistäminen vaatii siirtymävaiheen, jonka aikana opetellaan uutta ja tietyt asiat tuntuvat vievän tuplasti aikaa entiseen verrattuna. Vaan oletko koskaan kuullut yrityksestä, joka olisi siirtynyt sähköisestä taloushallinnosta takaisin papereihin ja mappeihin? Siirtymävaiheen jälkeen sähköinen taloushallinto osoittautuu lähes poikkeuksetta paperista esi-isäänsä mutkattomammaksi ja vaivattomammaksi.
Sähköinen taloushallinto kattaa monta eri osa-aluetta, kuten ostolaskut, kuitit, myyntilaskut ja raportointi. Lisäksi joissain yrityksissä myös myyntiä edeltävät toiminnot kuten tarjoukset ja tilaukset voidaan sähköistää. Sähköistymisen ei tarvitse tapahtua heti kaikille ja kaikelle, vaan se voidaan tehdä myös pidemmällä aikajaksolla portaittain, jolloin kokonaisuus on helpompi omaksua pala kerrallaan.
Asiakkaani ei enää kelpuuta sähköpostilaskua, mutta minulla ei ole halua opetella mitään uusia järjestelmiä tai toimintatapoja – Mitä muita vaihtoehtoja minulla on?
Mikäli asiakkaasi vaatii laskua sähköisessä muodossa, ja etsit helpointa mahdollista ratkaisua, voit käytännössä valita neljästä eri tahosta, jonka puoleen kääntyä:
- Laskutusohjelman toimittaja
- Tilitoimisto
- Pankki
- Sähköisten laskujen välittämiseen erikoistunut operaattori
turvaudu tuttuun ohjelmistoon
Mikäli teet myyntilaskut laskutusohjelmalla ja olet siihen tyytyväinen, kannattaa ensin kääntyä ohjelmistontarjoajan puoleen ja kysyä, onko nykyisellä ohjelmistollasi mahdollista lähettää laskuja sähköisesti. Helpoimmillaan saatat selvitä muutamalla rastilla ruutuun ja voit jatkaa laskuttamista kuten ennenkin.
Mikäli luot laskut Excelillä tai muulla kevyellä (ilmaisella) alustalla, ohjelman toimittajan puoleen kääntyminen ei ole mahdollista. Tällöin sinulle jää kolme eri vaihtoehtoa: kysyä neuvoa tilitoimistoltasi tai kääntyä suoraan laskuja välittävien tahojen puoleen (pankki / verkkolaskuoperaattori). Näistä me Tasemyllyllä tietysti suosittelemme ensimmäistä 😊
Käänny luotettavan tilitoimiston puoleen
Tilitoimistoilla on usein valmiina olemassa välineet sähköisten laskujen lähettämiseen, mutta kaikki eivät aktiivisesti tarjoa niitä asiakkailleen. Sähköinen laskutus on kuitenkin etu myös kirjanpitäjälle, joten kannattaa käydä erilaisia vaihtoehtoja läpi yhdessä tilitoimiston kanssa.
Käytä suoraan pankin tai operaattorien tarjoamia alustoja
Kuten paperilaskut myöskään sähköiset laskut eivät liiku itsekseen, vaan jonkun täytyy välittää ne perille. Tätä varten tarvitaan operaattori. Operaattori voi olla joko sähköisten laskujen välittämiseen erikoistunut välittäjä, kuten Maventa tai se voi olla pankki.
Ennen laskut luotiin aina jollain laskutusohjelmalla, josta lasku kulkeutui operaattorille ja sitä kautta asiakkaalle. Tämä on edelleenkin ylivoimaisesti yleisin tapa, sillä ohjelmistoja tarvitaan paljon muuhunkin kuin laskuttamiseen. Nykyään kuitenkin myös operaattorit ja pankit ovat alkaneet tarjoamaan omia alustojaan laskujen luomiseen ja lähettämiseen. Mikäli siis tilitoimistollasi ei ole ratkaisua sähköisten laskujen lähettämiseen eikä laskutusohjelmistokaan ole ratkaisu – operaattorin tai pankin tarjoama alusta on kelpo vaihtoehto.
Mikäli yrityksesi taloushallinto toimii jo sähköisenä – onneksi olkoon, arkesi tulee helpottumaan entisestään! Mikäli taas sähköinen taloushallinto on terminä ja käytäntönä sinulle vieras ja laki sähköisestä laskutuksesta mietityttää, käänny rohkeasti puoleemme. Ratkaisuja on monia ja yhdessä löydämme niistä yrityksellesi sopivimman 😊