sähköinen taloushallinto

Sähköinen taloushallinto – mikä siinä maksaa?

| Posted on

Sähköisyys ja automaatio on IN. Siksi päätimme kirjoittaa siitä kahden artikkelin sarjan, jonka toisessa osassa avaamme sitä, mikä sähköisessä taloushallinnossa oikein maksaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsittelimme syitä, miksi me Tasemyllyllä kannustamme asiakkaitamme sähköiseen taloushallintoon.

Yrittäjät ja yritykset törmäävät varmasti päivittäin mainoksiin, jossa sähköisyys kääritään vaaleanpunaisen pilven sisään. Ohjelmistotalot hehkuttavat helppoa ja käytännöllistä pilvipalvelua ja tilitoimistot käännyttävät asiakkaitaan vaivattomampaan ja tehokkaampaan sähköiseen taloushallintoon.

Helppoa, käytännöllistä, vaivatonta,… Toki sopiihan se – mutta entä se hintalappu?

Harva tilitoimisto pystyy tajoamaan sähköistä taloushallintoa pienemmällä hintalapulla kuin perinteistä.

Hinnannousua perustellaan usein ajansäästöllä ja muilla taloushallinnon arkea helpottavilla tekijöillä. Kun tieto kulkee automaattisesti eri taloushallinnon vaiheiden läpi ohjelmistossa, sekä työn että virheiden määrä vähenee väistämättä huomattavasti. Tätä käsittelemme tarkemmin sarjan ensimmäisessä artikkelissa, jonka päsäet lukemaan täältä.

Jos toiminta tehostuu ja kirjaukset vähenevät – niin miksi laskuni sitten on korkeampi kuin ennen?

Tilitoimistona saamme toisinaan ihmettelyjä siitä, miksi laskun kokonaissumma suurenee vaikka tuntuu siltä, että työn määrä vähenee. Syy siihen on, että sähköistymisen myötä tilitoimisto laskuttaa yritystä paljon muustakin kuin tehdystä työstä.

Sähköistymisen myötä tilitoimistosta tulee asiakkaan ohjelmistotoimittaja, pankki sekä posti.

Sähköisen taloushallinnon kulu muodostuu kirjanpitäjän työstä, ohjelmistokulusta sekä tapahtumakohtaisista transaktiokuluista.

Kirjanpitäjän työn luonne muuttuu konsultoivampaan suuntaan.

Sähköistymisen myötä kirjanpitäjän työ on muuttumassa rutiininomaisesta tietojen kopioimisesta enemmänkin tapahtumien tarkastamiseen, poikkeuksien käsittelyyn ja talouden kokonaiskuvan hallintaan. Kun sähköinen järjestelmä on tehokkaasti käytössä – sekä asiakkaan että kirjanpitäjän toimesta – kirjanpitäjälle jää enemmän aikaa keskittyä asiakkaan talouden tilaan ja tunnuslukuihin.

Ohjelmiston kuukausimaksun taustalla on ominaisuuksien lisäksi myös mm. turvallisuusuus ja helppokäyttöisyys.

Ennen pilvipalveluita ohjelmistot ostettiin kertamaksulla, mutta nykyään kaikista ohjelmistoista veloitetaan kuukausittain. Miksi näin? Koska myös ohjelmistojen toimittajat joutuvat maksamaan lukuisia kuukausimaksuja tarjotakseen meille tietoturvallisen ja nopean ohjelmiston. Ohjelmistotoimittajat ovat vastuussa siitä, että emme joudu odottamaan pitkiä latausaikoja sekä siitä, että tärkeät talouden dokumenttimme ovat turvassa niin viruksilta kuin erilaisilta tietoturvahyökkäyksiltä.

Ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi maksamme siis myös helppokäyttöisyydestä, nopeudesta, tietoturvasta ja tositteiden säilyttämisestä.

Transaktiomaksut korvaavat postimaksut ja pankkimaksut.

Kiinteän kuukausimaksun lisäksi asiakkailta veloitetaan niin sanottuja tapahtumakohtaisia maksuja. Nämä maksut vastaavat perinteisiä posti- ja pankkimaksuja. Kun paperisen laskun toimittamisesta maksetaan postimaksu postimerkin muodossa, niin sähköisestä laskusta maksetaan välityspalkkio laskun toimittavalle operaattorille. Vastaavasti yrityksen pankin veloittamat palvelumaksut ja verkkopankkimaksut korvaantuvat ohjelmiston pankkitapahtumamaksuilla, kun tapahtumat käsitelläänkin ohjelmistossa.

Käytännössä nämä pienet tapahtumakohtaiset maksut ovat joitakin senttejä tai euroja kappaleelta, mikä on usein jopa postin ja pankin maksuja edullisempaa, mutta kun nämä kaikki pienet maksut kerätään kuun lopussa yhdelle laskulle, ne voivat tuntua äkkiseltään korkeilta. Kannattaa kuitenkin tässäkin asiassa muistaa, että itse tapahtuman lisäksi maksamme myös helppoudesta ja nopeudesta.

Lyhyesti: Mitä tilitoimiston lasku siis sisältää?

Kirjanpitäjän työ: Perinteinen kirjanpitäjän työ, mutta myös laajat mahdollisuudet konsultoivampaan talouden neuvontaan

Sähköisen taloushallinnon työkalut: Saat käyttöösi hyvän ohjelmiston yrityksen päivittäisten talouden prosessien hoitamiseen. Oikein käytettynä sähköinen taloushallinto tarjoaa mahdollisuuden suureenkin ajan ja vaivan säästöön.

Turvallisen paikan tositteillesi: Sinun ei tarvitse kuun lopussa kaivaa kuitteja taskun pohjalta, eivätkä työhuoneesi hyllyt täyty edellisten vuosien kirjanpitotositteista, jotka laki määrää sinua säilyttämään seuraavat viisi vuotta. Kuitit, laskut ja tositteet säilyvät ohjelmistossa, josta niitä on helppo hakea myöhemmin esimerkiksi toimittaja- tai asiakaskohtaisesti.

Postimaksut: Sinun ei tarvitse ostaa kirjekuoria eikä postimerkkejä. Ja plussana saat laskut aina heti liikkeelle, mikä nopeuttaa kassavirtaasi.

Pankkimaksut: Voit halutessasi sanoa verkkopankillesi ”Heihei”. Tiliotteet, maksut ja viitetiedot näkyvät nyt samassa paikassa kuin laskusikin. Laskut saat laitettua maksuun vaikka puhelimella.

Reaaliaikainen raportointi: Kun kaikki tieto on yhdessä ohjelmistossa voit katsoa erilaisia talouden raportteja milloin haluat reaaliajassa.

Mikäli aihe herätti sinussa kysymyksiä tai kommentteja – ota rohkeasti yhteyttä 🙂