sähköinen taloushallinto

Sähköinen taloushallinto – Miksi siihen tulisi siirtyä?

| Posted on

Sähköisyys ja automaatio on IN. Siksi päätimme kirjoittaa siitä kahden artikkelin sarjan, joista ensimmäisessä käsittelemme syitä, miksi me Tasemyllyllä kannustamme asiakkaitamme sähköiseen taloushallintoon. Toisessa artikkelissa pohdimme sitä, mikä sähköisessä taloushallinnossa oikein maksaa.

Sähköinen taloushallinto on tulevaisuutta.

Tähän mennessä suurimpia sähköisyyden liputtajia ovat olleet ohjelmistotalot sekä taloushallintopalveluita tarjoavat toimijat, kuten tilitoimistot. Sähköisyyttä markkinoidaan arjen helpottajana ja ajan säästäjänä.

Nyt kuitenkin myös valtio on ottanut asiakseen kannustaa kansalaisia sähköistymään ilmoittamalla, että 1.4.2020 lähtien Suomalaisilla yrityksillä on oikeus vaatia laskua sähköisenä. Tulevaisuus näyttää, kuinka tämä vaatimus tulee toteutumaan, mutta viesti on selkeä – sähköistyminen ei tulevaisuudessa tule enää olemaan vapaaehtoinen valinta. (Lue yrittäjien juttu aiheesta täältä)

Sähköisellä taloushallinnolla on oikeasti hyötyjäkin

Valtio harvoin säätää lakeja ihan vaan kiusallaan – vaan digitalisaation edistämisellä onlaajoja hyötyjä niin itse valtiolle kuin yrityksillekin. Hyödyt voi kiteyttää neljään sanaan: Ajan ja vaivan säästö

Tietojen sähköinen siirtyminen säästää lukuisia työtunteja, papereita ja kilometrejä.

Niin osto- kuin myyntilaskujenkin kierrossa samaa tietoa käsitellään parhaillaan kymmenenkin kertaa eri ihmisten toimesta. Sähköisessä taloushallinnossa tieto kirjataan ylös kerran, minkä jälkeen se on kaikkien saatavilla ja kulkee ohjelmistosta toiseen ilman tulostamista, skannaamista tai näppäimistön näpyttelyä.

Esimerkiksi ennen, kun yritys osti kaupasta tarvikkeita, osto kirjattiin toimittajan järjestelmään, asiakkaan järjestelmään, verkkopankkiin sekä kirjanpitäjän järjestemään. Lisäksi lasku vielä luultavasti tulostettiin ja skannattiin välissä muutamaankin otteeseen. Kun tieto kulkee sähköisenä, kaikki edellämainitut vaiheet hoituvat muutamilla napin painalluksilla.

Sähköinen tiedon kulku ja pilvipalvelut mahdollistavat reaaliaikaisen näkyvyyden ja raportoinnin.

Pilvipohjaiset ohjelmistot, jotka toimivat nettiselaimessa mahdollistavat tiedon reaaliaikaisen näkyvyyden kaikille käyttäjille. Tämä tarkoittaa sitä, että kun lasku saapuu järjestelmään, se on heti niin kaikkien nähtävillä – Samoin siihen tehdyt muutokset.

Toinen osa-alue, missä reaaliaikaisuuden hyödyt nousevat esiin on raportointi ja erilaiset seurannat. Kun tieto on digitaalisessa muodossa ohjelmistossa, kaikki raportit näyttävät aina juuri kyseisen hetken tietoja – eivät muutamaa kuukautta vanhoja tietoja. Tämä on merkityksellistä etenkin yrityksille, jotka haluavat kasvattaa toimintaansa nopeasti.

Esimerkiksi, kun yritys vastaanottaa ostolaskun sähköisenä ohjelmaan, se voidaan tarkastaa Mikkelissä, maksaa Helsingissä, edelleenlaskuttaa Oulussa ja tiliöidä Klaukkalassa kaikki samana päivänä muutamalla napin painalluksella.

Historiatietojen säilytys ja selaaminen helpottuu huomattavasti

Oletko koskaan miettinyt, miten ostohintasi ovat muuttuneet viimeisen viiden vuoden aikana? Oletko nostanut omia hintojasi samassa suhteessa?

Sen lisäksi, että sähköinen järjestelmä pystyy hetkeesä antamaan sinulle nuo tiedot (edellyttäen toki, että ohjelmisto on ollut käytössä tuon viisi vuotta) ohjelma myös säilyttää nuo tiedot. Kirjanpidon tositteita tulee säilyttää vähintään viisi vuotta ja tärkeimpiä asiakirjoja kymmennen vuotta. Paperisella kirjanpidolla tuo tarkoittaa aika suuren kasan paperia. Eikä yksittäisen tiedon saatiko usean vertailuarvon hakeminen mapeista ole kovin nopeaa. Kun käytössä on sähköinen järjestelmä – tiedot säilyvät ohjelmistossa ja ovat helposti saatavilla.

Voinko silti jatkaa edelliseen malliin?

Mikäli et ole vakuuttunut edellämainituista hyödyistä – voit toki edelleen jatkaa perinteisellä mallilla. Tällöin jäät vain paitsi kaikista edellämainituista eduista. Tilitoimistot tulevat joka tapauksessa siirtymään kokonaan uusiin pilvipohjaisiin ohjelmistoihin, sillä vanhojen ohjelmistojen ylläpitoa ollaan jo nyt ajamassa alas. Kirjanpitosi siis tulee luultavasti sähköistymään joka tapauksessa – mutta on sinun päätöksesi haluatko käyttää sen antamat mahdollisuudet hyväksesi vai et.

Onko sähköinen taloushallinto kallista?

Sähköinen taloushallinto saattaa olla euromääräisesti kalliimpaa, mutta se vapauttaa aikaa tehdä muita itselleen tärkeitä asioita. Ja toisaalta koska sähköinen taloushallinto pitää sisällään niin paljon eri toimintoja – sitä ei voi suoraan verrata niin sanotun perinteisen taloushallinnon laskuun.

Artikkelisarjan toisessa osassa avaamme tarkemmin sähköisen taloushallinnon kustannuksia ja mistä ne tulevat. Käy lukemassa sarjan toinen artikkeli täältä.

Mikäli aihe herätti sinussa kysymyksiä tai kommentteja – ota rohkeasti yhteyttä 🙂